14/11/2019

Tempo estimado de leitura: 14 minutos.

Um sinistro pode acontecer nos momentos mais improváveis possíveis. Para não ser pego desprevenido, você precisa ter todos os documentos organizados da carga que você estiver transportando para não ter prejuízos ou qualquer outro tipo de problemas.

Para facilitar a sua rotina compilamos todos os documentos que a equipe responsável pelo transporte precisa ter em mãos para dar início ao processo de acionamento de seguros.

Antes de mais nada, saiba que cada sinistro segue o seu próprio padrão de análise, entretanto todos começam com a solicitação inicial de documentos pela Reguladora do processo nos casos de sinistro. Os mais comuns são RCTR-C (Acidentes de Trânsito) ou RCF-DC (Roubo de Carga). Entretanto existem outras situações que podem ser asseguradas: 

• Avarias, limpeza de pista e demais coberturas adicionais do RCTR-C;
• Apropriação indébita – cobertura básica do RCF-DC;
• Roubo em depósito – cobertura adicional de RCF-DC.

Cada sinistro é um caso, por isso outros documentos podem ser solicitados além daqueles que vamos citar a seguir. 

Os principais documentos em caso de sinistro

• Podemos classificar os documentos em três categorias:
• Documentos das mercadorias ou dos embarques
• Documentos do evento
• Documentos dos responsáveis e meio de transporte

Vamos conhecer cada uma das categorias e quais documentos as compõem

Documentos das mercadorias ou dos embarques

Essa categoria reúne toda a documentação considerada mais importante em casos de sinistro. Eles são usados para a averbação da carga:

 Notas fiscais

A nota fiscal, também conhecido como DANFE, é um documento obrigatório que deve ser emitido todas as vezes que uma transação de transporte de propriedade é feita.

Existem vários tipos de notas fiscais. Eles são:

• NF-e (Nota fiscal Eletrônica)
• CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
• NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)
• NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor)

Cada umas dessas documentos fiscais possui uma função própria e compartilham a mesma função de garantir que os impostos e as taxas de tributos sejam calculados e recolhidos do jeito certo.

Obs.: A nota fiscal também age como um comprovante de contratação de serviço, que pode ser usado pelo cliente caso queira uma garantia, troca ou até mesmo a devolução do produto transportado.

Conhecimento de Transporte Eletrônico

Também chamado de CTRC ou apenas CT-e, o Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento cujo objetivo é registrar, para fins fiscais, todas as informações referentes ao serviço de transporte de carga realizados em território brasileiro.
O fato de ser eletrônico permite que ele seja guardado digitalmente, evitando assim que se perca ou haja acumulo de papéis.
Entre as muitas informações que compõem o CT-e, você vai encontrar dados como:

• Remetente
• UF de origem
• Destinatário
• UF de destino da carga
• Valor
• Tipo de mercadoria transportada
• NCM
• Valor do frete/serviço

Manifesto de Carga Eletrônico 

Quantos lugares não se perdem na papelada e acabam vivenciando o caos por conta da desorganização e bagunça por causa de comprovantes, impressões, 2ª vias e cópias.
Para evitar esse tipo de situação, o manifesto de carga eletrônico permite que os gestores e transportadoras tenham em seu sistema todas as informações eletrônicas e ainda tenham a oportunidade de contratar caminhoneiros autônomos sem passar por toda aquela burocracia.
Digamos que o manifesto de carga eletrônico tem o propósito de simplificar, agilizar e identificar o registro da carga que será transportada.
Através do MDF-e as transportadoras conseguem registrar todas as informações do serviço de transporte em um único lugar.

Romaneio de Carga

O romaneio de carga é o documento que tem listado todas as informações de todos os pedidos que serão transportados.
Os gestores preenchem nele todos os documentos sobre a carga e o volume de cada item.
O romaneio de carga não possui valor fiscal, por isso não é aceito para fazer a averbação de carga. Ele é um documento complementar e muito útil em caso de sinistro.

Notas Fiscais do Embarcador

Existem situações em que a averbação da carga é feita apenas com a nota fiscal emitida pelo embarcador, o dono da mercadoria.
Esse tipo de situação acontece apenas quando ocorrem transportes intermunicipais e precisam de autorização da seguradora da apólice.

Comprovante de Averbação

O comprovante de averbação é o comprovante de que a averbação da carga foi concluída com sucesso.

Documentos do Evento

Esses documentos estão relacionados ao sinistro que aconteceu e devem ser levantados com a máximo urgência para dar entrada na indenização.

Boletim de Ocorrência

O B.O. é o documento oficial expedido pelos órgãos de segurança para registrar todos os eventos do sinistro.
Com o registro do sinistro todas as informações podem ser apuradas pelas autoridades e confirmadas.
Nos casos de acidentes, o B.O. age apenas como um registro do sinistro.

Carta de Prejuízo

A carta de prejuízo é onde é feito a descrição de todas ações ocorridas desde o carregamento da carga até o momento em que o sinistro é notificado. Além disso, é nela que é apontado o prejuízo real que a carga sofreu durante o sinistro.

Circular 445, de 02 de julho de 2012

A indenização (reembolso) é paga diretamente para o beneficiário da apólice, ao embarcador (dono da mercadoria) ou à transportadora.
Nos casos de reembolso, basta apresentar o comprovante para receber a indenização.
Mas quando o pagamento é feito ao Embarcador, é necessário o envio da Circular da SUSEP nº 445 para evitar problemas como crimes de lavagem ou ocultação de dinheiro.

Laudo de Análise com Motivo da Recusa da Mercadoria

Esse é um documento emitido por uma empresa de descarte de mercadoria quando isso é necessário.
Um profissional qualificado emite o documento e informa todas as condições da carga, condições e informar se a mercadoria pode ou não ser reaproveitada.
Quando o próprio dono da mercadoria precisa fazer o descarte, ele deve emitir informações detalhadas do processo.

Destinação da Mercadoria Avariada

Uma empresa é responsável pelo descarte da mercadoria quando necessário. 
Se esse procedimento for levado em frente, os responsáveis devem emitir um laudo de destruição para anexar ao processo de sinistro.
Informações como números de notas fiscais de origem, peso e/ou quantidade das unidades devem constar no documento também.

Liberação do Motorista, Veículo e Ajudante

Esse é um procedimento da Gerenciadora de Risco da transportadora. Esse documento deve conter a liberação e informações do motorista, ajudante do motorista e dados do veículo.

Relatório de Rastreamento e Monitoramento

Todos os transportes de carga rastreados e monitorados precisam apresentar para a Seguradora um relatório que deve ser emitido pela Gerenciadora de Risco e informar todos os procedimentos realizados para a carga que sofreu sinistro.
Começando pela liberação para transporte até o momento em que ocorreu o sinistro.

Documentos dos Responsáveis e Meios de Transporte

A terceira categoria de documentos envolve os profissionais envolvidos no sinistro. Os documentos que devem ser enviados para dar início ao processo de indenização são:

Documentos Pessoais do Motorista e Auxiliar

É obrigatório a apresentação dos documentos do motorista sinistrado e do ajudante (caso tenha um). Entre eles o RG, CPF e o Registro do profissional na ANTT (somente para o motorista).

Declaração do Motorista

O profissional responsável pelo transporte da carga deve escrever uma carta do próprio punho (e assinar), informando tudo o que aconteceu. Desde o início do carregamento da carga até o momento em que o sinistro de fato ocorreu.

Documentos do Veículo

Os documentos do veículo que você precisa apresentar em caso de sinistro são:

• CRLV atualizado
• Registro de ANTT vigente e apto para transporte
• Relatório dos Discos de Tacógrafo

Como foi dito lá no início, acidentes acontecem do jeito mais imprevisível possível. Por isso é importante ter cada um desses itens organizados e de fácil acesso
Dessa maneira o processo de indenização ocorre muito mais rápido e a Seguradora não precisa ficar solicitando o envio de novos documentos a cada instante e atrasar o pagamento da indenização, caso se enquadre dentro do contratado.
É claro que todos esses documentos não são solicitados sempre, mas ter todos em mãos facilitaria muito a vida de todos.

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