26/03/2021

Tempo estimado de leitura: 15 minutos.

Você sabe o que é uma gestão de frotas?

Se você tem uma empresa de transportes. Ou se quer montar uma ou tem uma frota própria. Você precisa conhecer o que é essa gestão de frotas e como ela vai impactar positivamente o seu negócio.

A gestão de frotas é basicamente um processo de gerenciamento dos veículos disponibilizados por uma empresa.

É importante ressaltar que uma frota não precisa ser composta apenas por veículos grandes como caminhões. Você pode ter vans, carros, motos, bicicletas ou qualquer outro veículo usado para o transporte de objetivos ou pessoas.

Administrar uma série de veículos exige uma gestão de frotas especializada. Com gestão é capaz de estar atenta a situações rotineiras como manutenções, motoristas, combustíveis, revisão de pneus, revisão veicular, multas, seguros e muito mais.

O papel do gestor de frotas é ter total controle sobre cada veículo da frota. Ou seja, como eles são usados e garantir que os motoristas, seus ajudantes e a própria empresa estejam protegidos e seguros.

Isso é só o começo! Nesse artigo vamos explicar como a gestão de frotas vai impactar seu negócio. Além de mostrar as vantagens para um negócio de excelência e com os gastos da frota mais controlados.

Boa leitura!

O que é a gestão de frotas?

A gestão de frotas foi criada para que as empresas pudessem gerenciar todos os veículos que integram uma frota. Seja frota própria ou mesmo terceirizada.

Isso significa que o gestor de frotas é o responsável por administrar, organizar, acompanhar e até mesmo estudar maneiras de reduzir os custos de todos os veículos usados pelo negócio.

Podemos subdividir a gestão de frotas em três categorias:

1. Gestão de Ativos. O gerenciamento de toda a parte física do transporte. Como a compra, manutenção e até mesmo a renovação das frotas.
2. Gestão de Comportamento. Assim como é feita a gestão das ferramentas (veículos), é necessário que tenha a gestão de pessoas. Ou seja, treinamento, acompanhamento e capacitação de todos os colaboradores envolvidos com as frotas.
3. Gestão de Insumos. É a gestão de todos os insumos para o funcionamento das frotas. Como combustível, peças para os veículos, serviços (como manutenções) e muito mais.

O que é uma frota?

É muito comum associarem a frota como sendo um número grande de caminhões comerciais. Esse é um erro comum.

Frota é quando um, ou mais veículos, de qualquer tamanho são utilizados por uma empresa para fins puramente comercial.

Isso significa que se você tem uma van para entregar seus produtos, isso significa que você possui uma frota e ela precisa ser administrada.

Independentemente do tamanho do veículo ou do seu negócio, sua frota precisa sim de supervisão. Entenda o porquê.

O que torna a gestão de frotas algo necessário?

A frota do seu negócio deve ser encarada com a mesma seriedade que a produção do seu produto ou serviço. Afinal ela também é uma parte importante para o sucesso do negócio.

É o responsável pela gestão das frotas aquele quem faz o planejamento financeiro, seleção de pessoal, distribuição de veículos e muitas outras funções.

Como fazer a gestão de frotas

Uma boa gestão de frotas vai influenciar diretamente o sucesso de um negócio. O motivo? As frotas exigem custos, manutenções, supervisões. Assim, a partir do momento que isso não acontece do jeito certo, não será possível otimizar os custos e isso irá prejudicar até mesmo um negócio bem-sucedido.

Para medir a eficiência de uma gestão de frotas é necessário que o gestor responsável consiga:

• identificar o destino dos recursos das frotas
• criar um relatório de gastos e uma forma de mensurar os resultados
• criar um relatório de gastos semanais, quinzenais ou mensais com uma média de gastos com combustíveis, manutenções e demais necessidades da frota
• criar uma forma de controlar cada um dos gastos
• investir em capacitação de pessoal, sejam eles motoristas, auxiliares e até mesmo a equipe responsável pela gestão de frotas

Os problemas mais comuns na gestão de frotas

Má gestão veículos e recursos

Podemos incluir como má gestão de veículos e recursos:

• Mau uso dos veículos da empresa. Pode-se incluir neste tópico a falta de cuidado que os funcionários têm com os veículos da empresa. Falta de cuidado com locais em que estacionam. Tráfego em regiões com asfaltos esburacados ou de risco.
• Alto gastos com combustíveis ou o uso de combustíveis de péssima qualidade. É muito comum as pessoas pararem no primeiro posto que encontram, sem pesquisar preços e a procedência dos combustíveis. Isso vai afetar diretamente, e indiretamente, os custos com a frota pois, além de gastar com um combustível caro, o gestor de frotas vai aumentar os gastos com a manutenção dos veículos por causa dos problemas que um combustível pode causar.

Baixa produtividade

Muitos fatores podem influenciar a baixa produtividade da frota de um negócio. Entre as mais comuns estão:

• péssimos veículos, que sempre precisam de manutenção e por isso não podem ser usados;
• cansaço dos colaboradores por falta de pessoal
• baixo investimento na capacitação dos profissionais envolvidos com a frota

Custos descontrolados e mal administrados

Os custos envolvem muitos campos como:

• combustíveis
• manutenção com veículos
• compra de peças
• atualização de frota
• contratação de colaboradores
• compra de equipamentos de monitoramento de veículos
• ter equipe de gerenciamento de riscos

Todos esses são itens envolvem gastos. A partir do momento que não existe uma administração e acompanhamento desses gastos, a empresa vai perder dinheiro e até mesmo gastar sem consciência.

É fundamental que a gestão de frotas se envolva nos custos. Montar uma planilha de acompanhamento e saber onde o dinheiro destinado à frota é realmente investido.

Falta de seguros

Para economizar mais com as suas frotas, muitos gestores optam por não contratar o seguro.

Além de ser obrigatório para o transporte de cargas, é uma segurança de que caso algum sinistro. Afinal, caso ocorro a empresa vai receber a cobertura de todos os prejuízos.

É muito mais barato investir em seguros do que correr o risco de ver o negócio falir por causa de um sinistro que poderia ter cobertura.

Com um bom planejamento e uma equipe capacitada é possível uma empresa lucrar com gestão de frotas. Seja ela interna ou até mesmo terceirizada.

Seu negócio possui um ou mais veículos? Saiba que já está na hora de pensar em contratar um gestor de frotas para alcançar melhor desempenho e reduzir os custos de modo consciente.

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